Économique et efficace:  
le système de délivrance de permis numérique augmente les revenus tout en rationalisant les opérations

Contexte

Situé dans l’est de l’Ontario, le canton de North Glengarry (10 109 habitants) est un point de connexion essentiel pour les grandes villes comme Ottawa et Montréal. North Glengarry s’investit pleinement dans la prestation de services municipaux solides, de l’entretien de son vaste réseau routier à la gestion vitale du système d’eau. Avec des volumes de permis variables pour les entrées, le consentement municipal et les travaux dans l’emprise, le canton a cherché à rationaliser son processus de délivrance de permis pour l’aligner sur sa vision du développement communautaire durable.

Les Défis

L'ancien système manuel de délivrance de permis de North Glengarry créait une série d'inefficacités et de goulots d'étranglement, comme un long délai moyen de deux à trois semaines pour qu'un permis soit inspecté, approuvé et renvoyé au demandeur . Ces défis entravaient la capacité de la municipalité à fournir des services de qualité à ses citoyens.

"Nous n’avions aucun moyen de soumettre les demandes de permis en ligne", a déclaré Tim Wright, directeur des travaux publics du canton de North Glengarry. Sans aucune option en ligne, cette dépendance aux processus papier et papier, aux courriels et aux interactions en personne a créé une expérience frustrante pour les résidents et les demandeurs.

Le recours à des processus manuels et à une communication décentralisée a également mis à rude épreuve le personnel et entraîné une perte de productivité. Cela signifiait également que les demandes de permis pouvaient être perdues. Tim a admis : "Il y avait certainement des moments où les demandes se perdaient dans le tourbillon du travail quotidien." Cela a entraîné des retards importants entre la demande de permis et l'installation.

Le processus était fastidieux et nécessitait que les résidents soumettent des documents, qui devaient ensuite être imprimés et envoyés par courriel à un contremaître. Comme l'explique Tim, "C'est généralement à ce stade qu'ils découvrent qu'il manque certains documents et que le contremaître n'a pas tout ce dont il a besoin pour remplir correctement les demandes de permis." Ces documents manquants ont entraîné des retards , car la demande devait être renvoyée au demandeur avant que le processus ne puisse se poursuivre. De plus, le déploiement imminent du réseau à large bande en Ontario menaçait de mettre à rude épreuve leurs ressources en raison d'un afflux de demandes de permis complexes nécessitant une surveillance.

Finalement, "Les permis devaient être payés en personne , ce qui était très gênant", a déclaré Tim, soulignant le caractère obsolète de l’ensemble du processus de permis.

Sélection de Permit Central

Le choix de North Glengarry pour Permit Central a été influencé par plusieurs facteurs clés.

• L'expérience réussie de leur municipalité de niveau supérieur avec Permit Central a joué un rôle significatif, offrant une recommandation positive pour la plateforme.
• L'opportunité de standardiser les pratiques de délivrance de permis avec leur municipalité de niveau supérieur a renforcé l'argument en faveur de l'adoption. Cet alignement promettait une plus grande collaboration et coordination.
• Les capacités multi-permis de Permit Central et le processus de formulaire intuitif ont également séduit le canton.
• L'intégration transparente de Permit Central avec Municipal511 de Transnomis l'a rendue encore plus attrayante. "Nous avons vraiment apprécié Municipal511. C'est un très bon système numérique et il a vraiment permis à notre personnel de se recentrer sur les projets que je voulais vraiment qu'ils fassent", a expliqué Tim.
• Leur expérience pendant le processus d'intégration a solidifié le choix. Comme l'a décrit Tim : "Nos sessions avec Transnomis se sont déroulées sans heurts. C'était très facile à utiliser. Nous avons pu l'utiliser vraiment dès la sortie de la boîte, ce qui était génial."

Lorsque l'afflux de permis de compagnies de services publics est arrivé, North Glengarry a pu rapidement tirer parti de Permit Central. "En une semaine, nous avons mis cela en place, traité tous les permis et les avons retournés plus rapidement que si nous étions passés par la voie traditionnelle."

Résultats

Depuis la mise en œuvre de Permit Central, au cours des neuf premiers mois, North Glengarry a traité 96 permis de manière remarquablement efficace. Ils n'en ont rejeté que six en raison de demandes incomplètes que le système a rapidement signalées. Cela a entraîné une réduction significative des délais d'approbation. "Nos délais sont maintenant réduits à rien", souligne Tim. "C'est essentiellement un système auquel je ne pense plus."

L'interface intuitive a simplifié le processus de demande pour les résidents et les compagnies de services publics tout en donnant plus de pouvoir au personnel de North Glengarry. À part quelques "résidents à l'ancienne" qui ont contacté le personnel, la plupart des demandeurs sont autonomes : "Les demandeurs peuvent se connecter en ligne et vérifier le statut, nous n'entendons plus parler d'eux."

"Nos demandeurs sont beaucoup plus satisfaits maintenant grâce aux excellents modèles fournis par Permit Central. Ils peuvent rapidement soumettre les détails du permis en ligne, effectuer des paiements et recevoir des retours rapides. Ce système standardisé avec notre municipalité de niveau supérieur utilisant les mêmes modèles améliore la collaboration, économise du temps et génère même des revenus pour North Glengarry."

La possibilité de travailler sur les permis simultanément a également rationalisé les flux de travail. Une mise en œuvre rapide et réussie - réalisée en environ deux mois, même en tenant compte des vacances du personnel clé - montre la facilité d'utilisation du système et le soutien fourni par l'équipe de Transnomis.

Cette transformation a conduit à des économies de coûts et à une amélioration notable du moral du personnel. Comme l'a plaisanté Tim : "Tout notre personnel a économisé sur l'Advil parce qu'il n'y avait plus de maux de tête [à cause des permis]."

Perspectives D'Avenir

L'automatisation du système réduit considérablement la charge administrative qui dominait autrefois son travail. En fait, les flux de travail transparents ont réduit son implication, permettant aux gestionnaires des services d'eau et de transport de prendre en charge les processus de délivrance de permis.

De plus, le système s'est avéré être un investissement judicieux pour la municipalité. "Nous avons constaté un avantage financier direct à utiliser Permit Central", explique Tim Wright. "Non seulement il s'est rentabilisé, mais nous traitons plus de demandes de permis avec facilité, augmentant ainsi les revenus grâce à un traitement plus efficace des permis, ce qui en fait un investissement précieux pour l'avenir de North Glengarry."

Alors que le déploiement de la large bande en Ontario s'intensifie, North Glengarry anticipe un afflux continu de demandes de permis. Leur confiance dans la gestion de cette charge de travail élevée découle de leur expérience positive avec des fournisseurs de services tels que Bell et Xplore. "C'était très, très facile de dire simplement, ‘oui, utilisez notre système Transnomis." La possibilité de facturer des frais par permis contribue à la valeur globale et à la durabilité à long terme de la solution.