Permit Central à Stormont, Dundas et Glengarry

Contexte

Pendant les mois d'été dans les comtés unis de Stormont, Dundas et Glengarry, en Ontario (SDG), le volume de demandes de permis pour plusieurs types de permis routiers (en particulier les permis de chargement surdimensionné et surchargé) a tendance à augmenter, principalement en raison des constructions saisonnières. SDG délivre plus de 640 permis surdimensionnés par an.

Avant 2019, il y avait une seule adresse e-mail pour recevoir les formulaires de demande de permis pour les comtés unis. Cette adresse e-mail était surveillée par un seul réviseur, Kate Coristine, assistante administrative - Transport. Les demandeurs remplissaient un document PDF qui, une fois reçu, était transféré dans un formulaire Google Docs interne. Environ 75 % du travail de Coristine consistait à traiter et à examiner les permis, un seul permis prenant environ 20-25 minutes à traiter. Les paiements étaient traités en interne et devaient être rapprochés des permis.

Le Problème

Si le réviseur était absent, quelqu'un d'autre devait prendre en charge le traitement des permis — généralement, il s'agissait de Ben de Haan, le directeur des transports et des services, bien que des étudiants embauchés puissent aider pour certains types de permis pendant la saison estivale.

Pendant la haute saison, les bureaux de SDG recevaient 5 à 10 nouvelles demandes de permis par jour. Le réviseur devait passer du temps sur chaque permis en envoyant des e-mails manuels aux demandeurs et en demandant des détails mis à jour ou corrigés. De plus, le bureau utilisait la plateforme Municipal511 de Transnomis pour comparer les itinéraires demandés aux fermetures de routes d'urgence dans le comté et aux constructions routières en été.

Des améliorations devaient être apportées pour réduire le temps consacré au traitement des permis en permettant une meilleure communication entre le bureau et les demandeurs de permis, et en réduisant le nombre de plateformes et d'étapes nécessaires pour intégrer un permis, comparer les informations requises, évaluer l'itinéraire pour approbation, stocker les informations et enfin traiter et réconcilier les paiements des permis avec les demandes.

Solution et Impact

La mise en œuvre de Permit Central de Transnomis a été une véritable révolution pour le département. SDG disposait désormais d'une plateforme obligeant les demandeurs à cartographier leur itinéraire, pour lequel le système décrivait l'itinéraire ou l'emplacement en utilisant les noms officiels des routes des municipalités, réduisant ainsi les erreurs de communication. De nombreux processus étaient automatisés, permettant aux réviseurs de traiter un permis sans taper, y compris des certificats de permis générés automatiquement une fois approuvés. Toutes les communications et modifications du permis étaient consignées.

L'intégration avec Municipal511 présente les itinéraires de camions, les précautions, les restrictions et les fermetures de routes ou de voies pour les constructions aux demandeurs pendant la soumission de leur demande, afin qu'ils puissent planifier un itinéraire différent pour éviter les conflits d'utilisation des routes SDG. Municipal511 fournit également aux demandeurs des informations en temps réel le jour de leur déplacement, améliorant les délais de livraison et évitant les conflits d'utilisation des routes.

Les demandeurs de permis étaient surpris de la rapidité avec laquelle ils recevaient les approbations de leurs demandes. SDG a même créé un flux de travail dans le système qui permettait d'approuver automatiquement les permis annuels (délivrés aux entreprises de camionnage possédant plusieurs camions et remorques d'une taille déterminée), réduisant ainsi les délais de traitement des demandes pour les transporteurs et SDG.

Bien que la transition de l'ancien système à Permit Central ait nécessité une certaine formation pour les demandeurs historiques, il ne s'est pas avéré difficile de les former. Dans l'ensemble, les transporteurs ont adoré le nouveau système, certains suggérant même qu'ils souhaitaient que d'autres autorités routières utilisent le système.

Impact

Le système de paiement intégré a supprimé des étapes pour les demandeurs et SDG, fournissant à chacun un enregistrement des transactions. Les modifications mineures prennent désormais quelques secondes pour le demandeur et SDG. Les permis dans le système sont facilement recherchés et trouvés. Et consulter d'autres, y compris les municipalités de niveau inférieur, est fait en un clic plutôt qu'en rédigeant un e-mail.

Le bureau des transports de SDG lui-même considère le système comme la meilleure chose qui soit jamais arrivée à leurs processus de délivrance de permis.

Prochaines étapes

Le bureau est très enthousiasmé par les possibilités du système et est en train de mettre en œuvre les nombreux autres types de permis pris en charge par le service. Cela entraînera des économies de coûts et de temps pour le bureau ainsi que pour les demandeurs locaux dans les secteurs de la construction, de la signalisation et des événements spéciaux. L'intégration du système avec SharePoint est également envisagée.