Dufferin County Public Works

Contexte

En Ontario, lorsque toute entreprise ou individu souhaite transporter une charge supérieure au poids ou aux dimensions définis dans la Highway Transportation Act, ce transporteur doit obtenir un permis de charge surdimensionnée de chaque autorité ayant des routes sur lesquelles la charge sera transportée.

Le processus pour obtenir un permis de charge surdimensionnée auprès du Dufferin County Public Works consistait à fournir des informations sur le demandeur, le transporteur, la taille et les dimensions de la charge, une preuve d'assurance de responsabilité civile générale commerciale ainsi qu'une preuve d'autres permis MTO relatifs à la charge.

Le problème

Avant 2021, le service des travaux publics du comté de Dufferin n’avait pas de solution rapide pour le processus courant de traitement des nombreux permis de chargement surdimensionné dont les entreprises de transport avaient besoin. À l’origine, le bureau traitait toutes les demandes de permis avec un processus purement analogique (sur papier). Plus tard, l’équipe est passée à l’utilisation d’une base de données Microsoft Access, ce qui a résolu certains (mais pas tous) des problèmes tout en nécessitant toujours des copies papier pour certains processus.

Les demandeurs de permis pouvaient soumettre les données de leur demande de diverses manières : par courrier, par fax et en ligne, mais les demandes étaient souvent soumises de manière incorrecte la première fois. La recherche et la réception de détails supplémentaires créaient une charge de travail administrative considérable pour les responsables du traitement des permis. Le bureau devait conserver les dossiers des demandes dans des classeurs pour référence ultérieure. Au fil du temps, les classeurs sont devenus si nombreux qu'il a fallu trouver un espace de stockage supplémentaire pour les ranger.

Beverly Frank, la coordinatrice du bureau, et Scott Martin, le directeur des opérations, examinaient ensuite les permis par rapport à d'autres permis, zones de construction, etc., dont certains (mais pas tous) étaient publiés dans Municipal511 . Cela nécessitait une connaissance approfondie des conditions routières et des travaux de construction locaux.

De plus, la communication entre les différents bureaux municipaux chargés de l’administration des permis représentait un défi. Le service des travaux publics du comté de Dufferin traite également les demandes de permis pour les routes partagées avec les comtés de Simcoe, Grey et Wellington, ce qui nécessite des courriels et la transmission des permis.

Durant la période annuelle de demande de permis de chargement hors gabarit, de novembre à février, le service consacrait chaque matinée uniquement au traitement des permis annuels de chargement hors gabarit, ce qui représentait au moins 400 heures de travail. Le service était donc surchargé de travail, ce qui lui laissait moins de temps pour d'autres activités nécessaires au sein du service.

Le service des travaux publics du comté de Dufferin avait besoin d’un système permettant de réduire l’espace de stockage nécessaire aux permis, de rendre le processus de demande plus efficace et de permettre une meilleure collaboration et un meilleur partage des informations.

Solution

Plusieurs solutions différentes ont été envisagées au fil des ans pour numériser ou rationaliser ces processus, mais Dufferin County Public Works a finalement choisi de s'abonner à la solution de permis Municipal511 de Transnomis, désormais connue sous le nom de Permit Central.

Comme le département était auparavant basé sur le papier, la capacité de stocker et de suivre les données des demandes via un logiciel basé sur le cloud a été transformative, éliminant non seulement le besoin d'espace de stockage, mais aussi le processus de recherche et de mise à jour des permis à mesure que de nouvelles informations arrivaient. Les employés travaillant sur les permis pouvaient: